เรื่องที่ 6 การประกันคุณภาพภายในหรือภายนอก ควรเน้นระบบ Paperless Office

   Paperless office (From Wikipedia) : A paperless office is a work environment in which the use of paper is eliminated or greatly reduced. This is done by converting documents and other papers into digital form. Proponents claim that "going paperless" can save money, boost productivity, save space, make documentation and information sharing easier, keep personal information more secure, and help the environment. The concept can also be extended to communications outside the office.

        ในการประเมินภายนอกของ สมศ.ใน 3 รอบที่ผ่านมา ในแต่ละรอบ โรงเรียนได้เตรียมเอกสาร/หลักฐานอย่างมหาศาล โดยปกติ น่าจะประมาณน้ำหนักรวมได้ไม่น้อยกว่า 250 กิโลกรัม ต่อโรงเรียน (ซึ่งน่าจะเป็นค่าเฉลี่ยของทุกโรงเรียน)...ซึ่ง หากคำนวณปริมาณเอกสาร และค่าใช้จ่ายในแต่ละรอบ  น่าจะประมาณ 1200 ล้านบาท ต่อ 1 รอบ..3 รอบรวมกันก็น่าจะไม่ต่ำกว่า 3600 ล้านบาท (50,000 โรงเรียน X 250 กิโลกรัมต่อโรงเรียน = 12,500,000 กิโลกรัม หรือประมาณ 12 ล้านรีมกระดาษ หรือ 1200 ล้านบาท)...นี่ไม่นับ 40 วัน และ 7 คืนสุดท้าย ที่ต้องเตรียมการแบบหามรุ่งหามค่ำ ทิ้งลูก ทิ้งสามี ทิ้งภรรยา ทิ้งพ่อแม่ มาอยู่โรงเรียน เพื่อเตรียมเอกสาร-หลักฐาน แบบน่าสยดสยอง(terrible prepare)


ทำอย่างไรให้เกิด paperless จริง ๆ ดังนิยามข้างต้น ผมคิดว่าน่าจะต้องดังนี้

   1) ทุกโรงเรียน ทำงานอย่างสม่ำเสมอตลอด 5 ปี ก่อนที่ สมศ.จะมาประเมิน
   2) จัดทำ Electronic Portfolio ไว้สัก 4  หมวด สอดคล้องกับมาตรฐานเพื่อการประกันคุณภาพภายใน ที่สามารถเรียกดูได้ครบทั้ง  4 มาตรฐาน  21 ตัวบ่งชี้(ประเด็น)  โดยให้ทุกอย่างอยู่ในระบบฐานข้อมูล ในเว็บไซต์ของสถานศึกษา(บางรายการอาจถ่ายภาพ แล้วเก็บในลักษณะของรูปภาพ)...ระบบฐานข้อมูลนี้ อาจจะใช้ระบบ Login สำหรับข้อมูลที่ไม่ประสงค์จะเผยแพร่ทั่วไป
   3) ในวันประเมินภายนอก ในห้องประชุม ให้จัดเตรียมคอมพิวเตอร์ในระบบออนไลน์ ไว้สัก 5 เครื่อง เพื่อผู้ประเมิน สามารถเรียกดูข้อมูลได้ โดยเอกสารตัวจริงอาจจะกระจัดกระจายอยู่กับครูผู้สอน หรือห้องทำงานของกลุ่มสาระการเรียนรู้ต่าง ๆ(ไม่ต้องไปเก็บมารวมกัน)....อย่าลืมน่ะ ในวันประเมิน โปรดเตรียมนักเรียนเก่ง ๆ (เก่งคอมพิวเตอร์) มาคอยช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ประเมิน เพราะผู้ประเมินบางคน อายุ 70 แล้ว และไม่ถนัดใช้คอมพิวเตอร์
   4) ในการนำเสนอผลงานในภาพรวมของโรงเรียน อาจบันทึกเป็น VCD โดย ผอ.สถานศึกษา นำเสนอให้เห็นในภาพรวม ประมาณ 40 นาที ก่อนที่จะเชิญผู้ประเมินภายนอกได้ตรวจสอบเอกสารหลักฐาน หรือซักถามผู้เกี่ยวข้อง ตามอัธยาศัย

ผมเชื่อว่า สิ่งที่สังคม และ สมศ.อยากเห็น คือ
1) อยากเห็นโรงเรียนเตรียมตัวอย่างสม่ำเสมอตลอดระยะ 5 ปี  ที่มีการเขียยน E-SAR อย่างต่อเนื่องทุกปี
2) อยากเห็นโรงเรียนใด ๆ พัฒนาระบบฐานข้อมูลที่เป็น "ระบบประเมินที่ Paperless อย่างแท้จริง" ข้อมูลทุกอย่างหรือเกือบทั้งหมด อยู่ในรูป Digital Form
3) สมศ.เองก็ควรมีห้องสัมมนาในระบบอินเตอร์เน็ต เพื่อเคลียร์ ประเด็นแนวคิดที่ไม่สอดคล้องกัน เพื่อให้ผู้ประเมินแต่ละชุด เข้าใจตรงกัน

4) ในการประเมิน รอบที่ 4(2559-2563) ควรให้ความสำคัญกับการพัฒนาผู้ประเมินภายนอกให้มีสมรรถนะ หรือคล่องตัวในการใช้ระบบฐานข้อมูล ICT
5) ต้นสังกัดและ สมศ.ต้องผลักดันแนวคิด Paperless Office อย่างจริงจัง ไม่ปล่อยให้เปลืองกระดาษแบบ 12 ล้านรีม หรือ 1200 ล้านบาท ต่อ 1 รอบประเมินภายนอก อย่างเช่นในรอบที่ 1-3 ที่ผ่านมา

------------------------------------------------------------------